Dwa główne czynniki, które wpływają na nasze decyzje dotyczące sposobu wykorzystywania czasu, to: pilność i ważność danego zadania. Najczęściej skupiamy się wyłącznie na rzeczach pilnych. Natomiast ważne sprawy, których osiągnięcie jest naszym celem, które wzbogacają nasze życie i nadają mu sens, nie skłaniają nas do natychmiastowego działania. Dzieje się tak dlatego, że nie wywierają one na nas żadnej presji ani wpływu. Z tego powodu nie wydają się one pilne. A zatem, ponieważ nie są one „pilne”, to my sami musimy „wywrzeć na sobie presję”, aby je podejmować.

Aby ustalić, co jest naprawdę ważne, warto skorzystać z macierzy Eisenhowera. Jej cztery ćwiartki pokazują cztery grupy działań, którym poświęcamy swój czas. [1]

 Ćwiartka I- pilne i ważne.

To zadania o znaczeniu strategicznym dla naszego celu, a jednocześnie konieczne do wykonania w jak najszybszym możliwym czasie, naglące, terminowe i kryzysowe

Ćwiartka II- niepilne i ważne.
To zadania, które są istotne dla osiągnięcia celu, niemniej ich realizacja może poczekać bez uszczerbku dla efektu końcowego.Jednak dla efektywnego zarządzania czasem najważniejsza jest ćwiartka II, czyli ćwiartka „wysokiej jakości”. Właśnie tutaj układamy dalekosiężne plany, przewidujemy problemy i sposoby zapobiegania im, przekazujemy obowiązki innym ludziom, doskonalimy nasz umysł i rozwijamy zdolności. To na zadaniach w niej wymienionych powinniśmy się skupić. Zaniedbywanie działań związanych z planowaniem kariery prowadzi do poszerzenia się ćwiartki I, która wpływa na zwiększanie się poziomu stresu w naszym życiu i tzw. „wypalania się”. Warto zatem rozplanować czynności w taki sposób, aby z czasem maksymalnie przejść do ćwiartki II i zminimalizować czas poświęcony na wykonywanie zadań z I ćwiartki.

To zadania, które musimy wykonać w miarę szybko, jednak nie mają one zupełnie znaczenia dla naszych celów, zadania zlecone przez kogoś innego.

Ćwiartka III wydaje się podobna do ćwiartki I. Obejmuje sprawy, które są pilne, ale nieważne. To ćwiartka ułudy. Szum wokół tego, co pilne, stwarza iluzję ważności. Lecz działania bieżące, jeżeli w ogóle są ważne, to tylko dla kogoś innego. Do tej kategorii zaliczyć można wiele telefonów, spotkań, krótkich wizyt. Mnóstwo godzin spędzamy w ćwiartce III, realizując cudze priorytety i zaspokajając cudze oczekiwania, i cały czas myślimy, że jesteśmy w ćwiartce I.

Ćwiartka IV obejmuje sprawy niepilne i nieważne. Jest to obszar „pożeraczy czasu”. Oczywiście w ogóle nie powinniśmy się w niej znaleźć. Ale czasem jesteśmy tak przytłoczeni problemami ćwiartek I i III, że z ulgą do niej uciekamy.

 

Nasze działania powinny zmierzać do tego, aby powiększyć obszar ćwiartki II. Eliminując zadania z ćwiartki III i IV  oraz pilnując aby nie pojawiały się w ćwiartce nr I, sprawiamy, że nasz czas najefektywniej pożytkowany jest w strefie, która ma największy wpływ na nasze życie i osiąganie sukcesów.  Macierz Eisenhower’a to narzędzie, dzięki któremu organizacja czasu i zarządzanie sobą staną się uporządkowane i będą pod naszą kontrolą. [2]